Poučení o zpracování osobních údajů
Kdo jsme
Jazyková škola Rosa je tvořena dvěma subjekty:
- Ludmila Rosová, IČ 62977407, Milady Horákové 529, 272 01 Kladno
- Kateřina Rosová, IČ 05393566, Milady Horákové 529, 272 01 Kladno
Oba subjekty nicméně vedou společnou evidenci a vystupují pod jednotnou hlavičkou Jazyková škola Rosa, z Vašeho pohledu se tedy jedná o jeden subjekt (vždy jednáte s oběma subjekty současně).
Kontaktovat nás můžete e-mailem na adrese info@jsrosa.cz, telefonicky na čísle 776577617, a poštou či osobně na výše uvedené adrese.
Pro dotazy a žádosti technické povahy kontaktujte správce informačního systému: Rudolf Rosa, rur@jsrosa.cz, Na Úbočí 1145/20, 182 00 Praha 8.
Jaké osobní údaje o Vás zpracováváme?
Zpracováváme pouze údaje, které nám sami poskytnete v Přihlášce anebo jiným způsobem, a dále informace které popisují náš vzájemný vztah. Kromě jména a příjmení je poskytnutí všech údajů dobrovolné, ale neposkytnutí některých z nich může omezit rozsah služeb, které Vám poskytujeme.
- jméno/jména, příjmení -- pro Vaši identifikaci a komunikaci s Vámi (povinný údaj)
- datum narození a/nebo rodné číslo -- pro Vaši jednoznačnou identifikaci v případě shody jmen, a pro Vaše zařazení do odpovídajícího kurzu (bez uvedení alespoň roku narození nemůžeme zaručit zařazení do vhodného kurzu, zejména v případě dětí a mladých dospělých)
- adresa (ulice, místo, PSČ) -- pro Vaši lepší identifikaci, zejména v případě shody jmen, pro sdruženou evidenci závazků a plateb více členů jedné rodiny, a pro vymáhání dluhů (pokud nám neposkytnete adresu, budeme po Vás požadovat zaplacení kurzu před zahájením výuky, jinak Vám neumožníme do kurzu docházet)
- e-mailová adresa -- pro komunikaci s Vámi, zejména pro zasílání důležitých informací a novinek (pokud nám e-mailovou adresu neposkytnete, může se stát, že nebudete informováni o některých důležitých skutečnostech, například zrušení Vaší lekce); v novinkách Vás průběžně (méně než jednou měsíčně) informujeme o naší aktuální nabídce kurzů a dalších akcích naší školy určených našim klientům
- telefonní číslo/čísla včetně Vámi poskytnutých popisků -- pro komunikaci s Vámi, zejména naléhavé povahy
- další informace, které nám poskytnete v přihlášce, slouží zejména pro Vaše zařazení do kurzu -- pokročilost, jazyky, požadovaná frekvence výuky, a případné další informace, které uvedete
- u kurzů v mateřských a základních školách evidujeme příslušnost klienta ke konkrétní škole
- pohlaví -- pouze automaticky odhadnuté na základě rodného čísla a/nebo jména
- uchováváme i některé další údaje, které od Vás získáme -- údaje o zdravotních omezeních (zejména u účastníků pobytových kurzů), údaje o příslušnosti k jedné rodině (pro účely sdružené rodinné evidence závazků a plateb), fakturační údaje (příslušnost ke společnosti, na jejíž jméno fakturujeme naše pohledávky vůči Vám, a údaje o této společnosti), Vaše číslo účtu (pouze pokud nám jej aktivně poskytnete, například pro vrácení přeplatku kurzovného; čísla účtů z příchozích plateb neshromažďujeme)
- v rámci interního informačního systému dále evidujeme, do kterých kurzů jste či jste byli zapsáni, datum zahájení a ukončení Vaší docházky, a účetní informace (pro každou Vaši platbu evidujeme datum platby, způsob platby, částku, účel platby, a jméno plátce; v případě platby na fakturu evidujeme informace v rozsáhlejší podobě, dle Vámi sdělených fakturačních údajů)
Jak a kdo údaje zpracovává
Údaje jsou primárně uloženy na serveru naší jazykové školy, který je fyzicky umístěn v budově školy. Přístup k serveru je chráněn heslem a je standardně přístupný pouze v rámci vnitřní sítě školy. Znalost hesla mají pouze pověření pracovníci -- Ludmila Rosová, Kateřina Rosová, a správce informačního systému (Rudolf Rosa). Správce systému má navíc k dispozici vzdálený přístup k serveru, který je technické povahy (tj. neumožňuje běžným způsobem přístup k datům na serveru); vzdálený přístup je šifrován a je chráněn dodatečným heslem.
Data na serveru jsou jednou denně zálohována do šifrovaného souboru, který je následně uložen v geograficky oddělených úložištích třetích stran. Přístup k těmto úložištím je chráněn heslem; třetí strany navíc nemají přístup k šifrovacímu klíči, a tedy nemají přístup k údajům uvnitř zálohového souboru. Přístup k šifrovacímu klíči mají pouze výše uvedení pověření pracovníci.
Výstupy z informačního systému mají dle potřeby k dispozici vyučující jednotlivých kurzů -- zejména se jedná o jméno a příjmení, datum narození, a informace o zaplacení či nezaplacení kurzovného.
Informace evidované pro účely vedení účetnictví dále zpracovává Jana Kopřivová, Vladimír Náprstek a Flying accountant s.r.o.
Údaje zadané klienty na webové stránce školy (jsrosa.cz) jsou z technických důvodů po omezenou dobu uloženy i v databázi, která se nachází na internetovém serveru spravovaném společností ONEsolution s.r.o., IČ: 277 10 335, Cejl 82/58, Zábrdovice, 602 00 Brno. Přístup k databázi má pouze správce informačního systému, správci webových stránek (Jan Jedlička, Filip Pivarči), a v odůvodněných případech i zaměstnanci správce serveru pro účely vykonávání údržby a technických zásahů souvisejících se správou serveru.
E-mailová komunikace s klienty probíhá prostřednictvím e-mailového serveru provozovaného společností ONEsolution, a služeb společnosti Google; přístup k e-mailové schránce mají výše uvedení pověření pracovníci.
Ve specifických případech Vaše údaje předáváme dalším subjektům, a to v rozsahu, ve kterém je požadují. V případě Vaší účasti na pobytovém kurzu předáme některé Vaše údaje poskytovateli ubytování, a případně pojišťovně, pokud je pojištění součástí pobytu. V případě Vaší registrace k jazykovým zkouškám prostřednictvím naší školy předáme Vaše údaje organizátorovi příslušných zkoušek.
Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů a zrušení zasílání obchodních sdělení
Kdykoliv můžete požádat o vymazání konkrétních osobních údajů z naší databáze, případně o vyřazení ze zasílání novinek z naší školy bez vymazání e-mailové adresy. Můžete požádat o vymazání všech údajů kromě jména a příjmení, neboť tyto potřebujeme pro Vaši identifikaci po celou dobu, po kterou jste naším klientem, a pro účetní evidenci i po dobu 5 let od případného ukončení našeho vztahu.
Žádosti o vymazání osobních údajů či vyřazení ze zasílání novinek zasílejte správci informačního systému. Z informačního systému budou Vaše údaje vymazány bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení. Vymazání Vašich údajů z technických šifrovaných záloh informačního systému může trvat delší dobu, nejvýše však jeden rok.
Doba uchovávání osobních údajů
Vaše osobní údaje uchováváme po celou dobu, po kterou jste naším klientem (naším klientem zůstáváte do vypořádání všech vzájemných závazků). Údaje neaktivních klientů mažeme jednou ročně (ke konci kalendářního roku), Vaše údaje proto mohou být uchovávány až po dobu jednoho roku po ukončení našeho vztahu.
Vaše jméno a příjmení pro účely účetní evidence uchováváme po dobu minimálně 5 let od poslední transakce, a to ve spojení s informacemi o platbách, které jsme od Vás přijali.
Tento dokument je účinný od 25.5.2018.
